Facturación electrónica y Administraciones Públicas

Facturación electrónica y Administraciones Públicas

En el BOE del Día de los Inocentes (y no es broma) de 2013, se publicó la Ley 25/2013, sobre Facturación Electrónica y Administración Pública (en realidad, Ley de Impulso de la factura electrónica y de creación del Registro Contable de Facturas en el Sector Público, en lo sucesivo, Ley de Factura Electrónica o LFE).

¿En qué me afecta?

Pues ni más ni menos en que, si al leer este artículo, vendes productos, o prestas servicios, a alguna Administración Pública española, a partir del 15 de enero de 2015 tendrás, obligatoriamente, que emitir las facturas en formato electrónico.

¿Cuáles son los objetivos de la Ley 25/2013?

Pues, aparte de impulsar el uso de la factura electrónica, y aunque a primera vista pareciera no haber nexo, sino todo lo contrario, ya que parecería que se tratase de un escollo burocrático más a soportar por los profesionales, otro de sus fines es mejorar la competitividad de las empresas ¿cómo ? reduciendo el nivel de morosidad de las Administraciones Públicas, pues – es lo que piensa el legislador – al efectuarse un control más riguroso de la facturación a las mismas – vía el Registro que regula -, se podrá analizar con más rigor, detalle y prontitud el volumen de deuda comercial de las AA. PP., posibilitando ello, de darse las circunstancias previstas en la Ley 2/2012, Orgánica, de Estabilidad Presupuestaria y Sostenibilidad Financiera (que prevé sanciones para las instituciones públicas que no la cumplan), reformada al año siguiente (añadiendo en su reforma en 2013, y entre otras cosas, lo siguiente:

Obligación de publicar su periodo medio de pago a proveedores y disponer de un plan de tesorería que incluirá, al menos, información relativa a la previsión de pago a proveedores de forma que se garantice el cumplimiento del plazo máximo que fija la normativa sobre morosidad. Las Administraciones Públicas velarán por la adecuación de su ritmo de asunción de compromisos de gasto a la ejecución del plan de tesorería.

Cuando el período medio de pago de una Administración Pública, de acuerdo con los datos publicados, supere el plazo máximo previsto en la normativa sobre morosidad, la Administración deberá incluir, en la actualización de su plan de tesorería inmediatamente posterior a la mencionada publicación, como parte de dicho plan lo siguiente:

a) El importe de los recursos que va a dedicar mensualmente al pago a proveedores para poder reducir su periodo medio de pago hasta el plazo máximo que fija la normativa sobre morosidad.

b) El compromiso de adoptar las medidas cuantificadas de reducción de gastos, incremento de ingresos u otras medidas de gestión de cobros y pagos, que le permita generar la tesorería necesaria para la reducción de su periodo medio de pago a proveedores hasta el plazo máximo que fija la normativa sobre morosidad.

Y ¿de qué Administraciones Públicas hablamos?

Pues de todas, ya se trate de ámbito estatal, autonómica, local, insular (Cabildos, por ejemplo) o provincial (una Diputación, por ejemplo). También refiérese a las Mutuas de Accidentes de Trabajo y Enfermedades Profesionales, así como a aquellas entidades públicas o participadas por la Administración en los términos contenidos en la normativa sobre contratación en el sector público (Ley de Contratos del Sector Público).

El detalle de los obligados al pago viene en el artículo 4º de la Ley, el cual, si nos fijamos, no alude a los profesionales autónomos, personas físicas.

¿Tiene trascendencia en protección de datos para mí?

Pues en principio no, dado que, aunque no hayamos usado nunca factura electrónica, y comencemos a realizar ello en breve, la novedad concerniente al tratamiento de los datos no estribaría en que ahora habría un fichero nuevo (motivo éste si suficiente para darlo de alta en la Agencia Española de Protección de Datos), sino en que éste estaría ahora en un nuevo formato (el electrónico). Por tanto – y será lo habitual -, si nos limitamos a trasladar o a representar en formato electónico las mismas facturas de antes, con el mismo contenido, y dicho fichero ya estaba dado de alta, no habrá que efectuar nuevas inscripciones en el Registro General de Protección de Datos AUNQUE sí habría que comunicar al mismo que ahora usamos, también, dicho tipo nuevo de formato,

Por otro lado, y aunque a efectos de Registro de la Agencia no habría novedades, si tendríamos que formalizar el denominado contrato de Encargo de Tratamiento con el tercero contratado a fin de que nos dé el servicio de factura electrónica, detallándose en dicho documento, con concreción, las medidas específicas de seguridad que el mismo aplicaría al tratamiento.

Por último, y en el Documento de Seguridad de la empresa (que se supone existente), habría de indicarse la existencia del tercero (el encargado de tratamiento aludido), así como de los usuarios de nuestra organización autorizados a acceder a dicha facturación.

Lo expuesto es lo MÍNIMO que habrá que llevar a cabo en cuestión de protección de datos, pues cada caso es realmente un mundo.

¿Y para la Administración Pública de que se trate?

Pues podríamos aquí, con las salvedades y adaptaciones lógicas y oportunas, repetir lo expuesto en el apartado anterior: En principio, y en lo referente al Registro en la Agencia, casi no habría cambios; si habría que confeccionar los oportunos – en su caso, y dependiendo del cómo y/o con quién- contratos de encargo de tratamiento, reflejar ello en el documento de seguridad, actualizar l a relación de usuarios, etc.

Cuestiones prácticas

No está de más saber que la factura en soporte electrónico (bajo los estándares exigidos por nuestra legislación) equivalen legalmente a tradicional factura en papel, e incluso importante es conocer que si alguien intenta poner en duda la valides, autenticidad, fecha, autoría o contenido de la misma, será dicha persona la que tendrá que demostrar lo contrario, y no nosotros, pues legalmente tendría lo que se llama presunción de veracidad.

También es importante saber que no hemos de poseer copia en papel, sino que a todos los efectos (mercantiles, tributarios, fiscales y de contratación pública, incluso a efectos de hacerla valer en juicio), será suficiente con poseerla y guardarla en formato electrónico.

La presentación será telemática, en los Registros habilitados a tal fin (denominados Puntos Generales de Entrada). Cada Administración (estatal, autonómica o local) tendrá uno propio o, en su defecto, podrá utilizar el del nivel superior (la Comunidad Autónoma el del Estado, o el ente local el autonómico correspondiente (o estatal).

Autor: Javier Hernández Martínez, abogado

Mail: javier@proteccionlegal.com

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