Plazo de conservación de facturas

Plazos de conservación de facturas

Para responder a la pregunta acerca de qué plazo o durante cuánto tiempo hay obligación de conservar las facturas, hay que tener en cuenta lo siguiente (artículo 8º del Reglamento de la Ley 15/99, Orgánica, de Protección de Datos):

      • Los datos habrán de cancelarse cuando hayan dejado de ser necesarios o pertinentes en relación a la finalidad que motivó su obtención o recabación.

      • No obstante lo anterior, se podrán conservar hasta que prescriba el plazo durante el cual, al responsable de dichos datos (el librador de las facturas, o la persona a cuyo nombre se han librado) se le pueda exigir algún tipo de responsabilidad derivable de la relación jurídica que vincula a dicho responsable con el titular del dato (la otra parte en la factura).

      • Por otro lado, cancelar no significa destruir, sino conservar, debidamente identificado el documento, y bloqueado el acceso al mismo, hasta que se dé el plazo antes aludido.

Trasladado lo anterior al caso concreto (tiempo de conservación de facturas), nos encontramos con que durante seis años hemos de conservarlas (artículo 30º del Codigo de Comercio), y transcurrido dicho plazo, si así se desease, y durante 15 años (plazo de prescripción de las obligaciones personales sin plazo especial, artículo 1964, Código Civil), aunque bloqueado el acceso a los documentos, se podrían conservar. Agotado el plazo de los 15 años, o se destruyen los documentos (las facturas, en el presente caso), o se eliminan de las mismas aquellos datos que permitan identificar a la otra parte en dicha relación, acción ésta que se denomina disociación.

En síntesis: 6 años es obligado; hasta 15 se puede, pero bloqueando el acceso; despùés, o destruír o disociar.

No obstante (pues la casuística puede ser aún mayor pues, por ejemplo, en el ámbito de los accidentes de tráfico, en concreto en el de las responsabilidades propias de éste, habría por ejemplo el plazo de un año para reclamar por lesiones, aunque si se hubiese ido por la vía penal, y se hubiese reservado la acción civil para el juicio correspondiente, es claro que habría que esperar a la firmeza de la resolución penal para comenzar el cómputo de dicho año, por ejemplo.

Autor: Javier Hernández Martínez, abogado

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