Supongo que más de uno, al leer este título, habrá entrado en alguna especie de “crisis” o “conflicto místico interior”, pues ya estábamos cansados de repetir hasta la saciedad “no, la legislación de protección de datos no se aplica a los ficheros en papel, tan sólo a los informatizados”. Pues bien, la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD), en una comunicación reciente efectuada a través de su propia web – www.agpd.es - ha zanjado de una vez por todas el tema, dejando bien claro qué ficheros en papel están sujetos a la LOPD (Ley Orgánica de Protección de Datos) y cuáles no.

¿A qué se le aplica la LOPD?

La LOPD, en su articulado, nos indica que se aplicará a los datos de carácter personal registrados en soporte físico que los haga susceptibles de tratamiento, y a toda modalidad de uso posterior de estos datos por los sectores público y privado.

Si nos damos cuenta, ya no se habla, como sí hacía antes la anterior ley, del año 1992, de ficheros informáticos, o informatizados, o automáticos, por lo que están incluidos también los ficheros en soporte papel, con tal de que estén estructurados como ficheros, o sea, que tengan un orden lógico de acceso a los datos (ejemplo: ordenados alfabéticamente). A su vez, aunque esto sería para ser tratado en otro artículo diferente, también estarían sometidos a la ley los ficheros de voz o imágenes, aunque bajo determinados requisitos.

¿Qué hay del “famoso” plazo del año 2007?

En efecto, hay un plazo, concretamente el de 24 de octubre de 2007, que se prevé por la propia LOPD para la total aplicación de la misma a cualquier tipo de fichero, incluidos los en papel, por lo que mucha gente interpretó que a los en papel, aún no se le aplicaba dicha normativa.

Ello es una verdad a medias, por cuanto lo que realmente ocurre es que se aplica la LOPD también a los ficheros en papel siempre y cuando éstos ya existiesen en la fecha de entrada en vigor de la LOPD, que lo fue el 14.1.00, por lo que a estos últimos ficheros mencionados sí se les aplicaría en su integridad la LOPD.

¿Y qué ocurre con las medidas de seguridad?

A lo anterior, a pesar de estar en claro así planteado, de una forma tan simple y abstracta, se une el escollo, de enorme trascendencia práctica, de ¿qué ocurre con el Reglamento de Medidas de Seguridad que hay que aplicar?. El problema de dicho reglamento es que se elaboró cuando estaba en vigor la ley anterior, la llamada LORTAD, del año 1992, y estaba pensado dicho reglamento para ficheros sólo automatizados, por lo que ahora, al intentar aplicarlo, también, a ficheros que no son automatizados.

Por otro lado, cuando vayamos a la aplicación concreta del Reglamento de Medidas de Seguridad y nos sea imposible hacer una traslación de lo en él expuesto o contemplado, a los ficheros en papel (pues no olvidemos que dicho Reglamento se pensó para ficheros automatizados), sólo aplicaremos las medidas que sean posibles. Ejemplo: cuando se habla de usar una contraseña, y tengamos expedientes en un archivador, resulta claro que ello no será de aplicación, pero sí, por el contrario, la elaboración y aplicación del llamado Documento de Seguridad, haciendo mención en él a dichos ficheros, y detallando las medidas de seguridad aplicables a los mismos. Otra obligación, puede ser también la inscripción de los ficheros en el Registro General de Protección de Datos, dependiente de la Agencia Española de Protección de Datos.